1. Wie wij zijn (verwerkingsverantwoordelijke)
1.1 Heat Geek BV ("Heat Geek", "wij", "ons", "onze") is de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven. Wij zijn een besloten vennootschap naar Nederlands recht:
- KvK: 42099983
- BTW: 869722645B01
- Vestigingsadres: Lange Viestraat 2B, 3511 BK Utrecht (statutaire zetel: Utrecht)
- Website: www.heatgeek.nl
- Privacycontact: ondersteuning@heatgeek.nl
1.2 Deze verklaring legt uit hoe wij de persoonsgegevens verwerken van Woningeigenaren (en aspirant-Woningeigenaren), Installateurs (en aspirant-Installateurs / hun personeel), websitebezoekers en andere personen met wie wij te maken hebben, wanneer u gebruikmaakt van het Platform, onze website(s) en onze diensten.
1.3 Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG (de Algemene verordening gegevensbescherming, Verordening (EU) 2016/679, zoals in Nederland uitgevoerd door de Uitvoeringswet AVG).
2. Wanneer deze verklaring van toepassing is; kinderen
2.1 Deze verklaring is van toepassing op alle verwerkingen waarvoor Heat Geek BV de verwerkingsverantwoordelijke is. Zij ziet niet op: (a) verwerkingen door Installateurs die voor hun eigen onderneming als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke optreden; of (b) websites van derden waarnaar wij verwijzen (daarop is hun eigen beleid van toepassing).
2.2 Onze diensten zijn niet gericht op kinderen. Wij verwerken niet bewust gegevens van personen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder. Waar een Woningeigenaar een natuurlijk persoon is, gaan wij ervan uit dat deze meerderjarig is en voor het eigen huishouden contracteert.
3. Persoonsgegevens die wij verzamelen
3.1 Van Woningeigenaren (en aspirant-Woningeigenaren):
- identiteit & contact: naam, e-mailadres, telefoonnummer;
- woning & locatie: straat, huisnummer, postcode, plaats, provincie, geografische coördinaten; woningtype, bouwjaar, vloeroppervlak;
- de invoer en uitkomsten van het Ontwerpadvies (OA) / de Warmteverliesberekening, en de Offerte;
- vrije-tekstomschrijving van de situatie en de wensen;
- facturatie-, transactie- en betaalgegevens (verwerkt via onze betaaldienstverlener — wij bewaren geen volledige kaartnummers);
- inbedrijfstellingsapp-gegevens: prestatietelemetrie van de warmtepomp die tijdens en na de Inbedrijfstelling wordt vastgelegd (bijv. SCOP, aanvoer-/retourtemperaturen, draaiuren, storingscodes), gekoppeld aan het installatieadres;
- ISDE-/subsidiegegevens: model-/serienummer van de warmtepomp en de RVO-meldcode ter ondersteuning van een ISDE-aanvraag [en, indien wij ooit namens de Woningeigenaar indienen, het BSN van de Woningeigenaar — zie §4];
- slimme-meter-/energiegegevens (alleen als u deze verstrekt): EAN-code, P1-poortuitlezingen, elektriciteits-/gasverbruik — verzameld op basis van toestemming voor een energieonderzoek of prestatiemonitoring;
- account-, contacthistorie- en Platformgebruiksgegevens.
3.2 Van Installateurs (en aspirant-Installateurs / hun personeel):
- identiteit & contact: naam, e-mailadres, telefoonnummer;
- bedrijfsgegevens: bedrijfsnaam, rechtsvorm (ZZP / VOF / B.V.), KvK-nummer, BTW-nummer, bedrijfsomvang;
- onboarding & vastgelegde certificaten: kwalificatiecertificaten en competenties (bijv. NEN 1010 / NEN 3140 (VP), CO-certificering (BRL 6000-25), F-gas (BRL 100/200) waar relevant), verzekeringsbewijzen (AVB), en aanvaarding van de Gedragscode;
- Zero Disrupt-tarieven, opdracht-/leadhistorie en Platformgebruiksgegevens;
- betaal-/SEPA-gegevens voor de Platformvergoeding / Trainingsvergoeding en voor de Pay Run.
3.3 Bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Wij vragen niet om bijzondere categorieën van persoonsgegevens. Worden deze toch verstrekt (bijv. gezondheidsinformatie die vrijwillig in een vrij-tekstveld wordt gegeven), dan verwerken wij deze uitsluitend met uw uitdrukkelijke toestemming, en verzoeken wij u deze niet ongevraagd toe te zenden.
4. Waarom wij uw gegevens gebruiken, onze grondslagen en hoe lang wij ze bewaren
De tabel geeft per verwerkingsactiviteit de grondslag (artikel 6 AVG) en de bewaartermijn weer.
| # | Persoonsgegevens | Doel | Grondslag (art. 6 AVG) | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Identiteit, contact, woning, Ontwerpadvies-/warmteverliesinvoer, Offerte en facturatie van de Woningeigenaar | De dienst leveren: Ontwerpadvies, ontwerp, Offerte, Installatie, Inbedrijfstelling, ondersteuning en de garantie | Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b) — incl. precontractuele stappen | Levensduur van het geïnstalleerde systeem (doorgaans ~15 jaar), en ten minste de duur van de Heat Geek Garantie |
| 2 | Inbedrijfstellingsapp-telemetrie (SCOP, temperaturen, draaiuren, storingscodes) | Inbedrijfstelling verifiëren, prestaties monitoren, de SCOP-/rendementsgarantie en garantie ondersteunen | Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b); gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) voor geaggregeerde productverbetering | Afgestemd op rij 1 (levensduur systeem; min. garantieperiode) |
| 3 | Identiteit, contact en facturatie van de Woningeigenaar; transactiegegevens | Voldoen aan fiscale, boekhoudkundige en wettelijke bewaarplichten | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) | 7 jaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR) |
| 4 | ISDE-/subsidiegegevens: model-/serienummer warmtepomp, meldcode [+ BSN alleen bij beheerde dienst] | De ISDE-aanvraag van de Woningeigenaar ondersteunen en voldoen aan audit-/bewaarplichten van RVO | Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) en/of gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) | 7 jaar — RVO-auditperiode subsidie |
| 5 | Slimme-meter-/energiegegevens: EAN, P1-uitlezingen, verbruik | Energieonderzoek; prestatiebenchmarking | Toestemming (art. 6 lid 1 sub a) | Tot de toestemming wordt ingetrokken of het onderzoeks-/monitoringdoel eindigt, maximaal 12 maanden |
| 6 | Platformgebruiks-/IT-systeemgegevens | Het Platform exploiteren, beveiligen en verbeteren; kwaliteitscontrole en training | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) | 12 maanden |
| 7 | Identiteit/contact, beperkte transactiegegevens | Fraude en misbruik voorkomen en opsporen | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) | 12 maanden |
| 8 | Identiteit, bedrijfsgegevens, vastgelegde certificaten & verzekering, KvK/BTW van de Installateur | Installateurs onboarden en verifiëren; de onderaannemersrelatie beheren; vermelden als netwerkinstallateur | Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b); wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) waar een certificaat wettelijk vereist is (bijv. CO-certificaat, elektrotechnische vakbekwaamheid) | Duur van de relatie + 5 jaar (verjaring/audit); fiscale bescheiden 7 jaar |
| 9 | Betaal-/SEPA-gegevens van de Installateur; Zero Disrupt-tarieven; opdrachthistorie | De Platform-/Trainingsvergoedingen factureren; de Pay Run berekenen en uitvoeren; self-billing | Overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b); wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c) voor facturatie | 7 jaar voor facturatiebescheiden; relatie + 5 jaar voor het overige |
| 10 | Contactgegevens van Woningeigenaar/Installateur | Servicemeldingen versturen; met toestemming of soft opt-in, marketing | Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f) voor service- en gerelateerde productberichten; toestemming (art. 6 lid 1 sub a) waar vereist | Tot bezwaar / intrekking van de toestemming |
| 11 | Eventuele bijzondere categorieën van persoonsgegevens (indien vrijwillig verstrekt) | Uitsluitend het doel waarvoor deze zijn gegeven | Uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a) | Gewist zodra het doel eindigt |
4.1 Waar wij uw persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van een overeenkomst, is het verstrekken van de gevraagde gegevens een contractuele vereiste of een noodzakelijke voorwaarde om de overeenkomst aan te gaan. Zonder de vereiste identiteits- en adresgegevens kunnen wij het Ontwerpadvies of de Installatie niet uitvoeren.
4.2 Waar wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, hebben wij dit afgewogen tegen uw rechten; u kunt onze afwegingsbeoordeling opvragen en bezwaar maken (§9).
4.3 U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken (bijv. voor slimme-metergegevens of marketing) zonder dat dit afbreuk doet aan de reeds verrichte verwerking.
5. Met wie wij uw gegevens delen
5.1 Installateurs (als verwerker). Wanneer een Installateur uw Ontwerpadvies, Installatie of Inbedrijfstelling via het Platform uitvoert, verwerkt deze uw gegevens namens ons als verwerker, onder de verwerkersbepalingen waarnaar wordt verwezen in artikel 15 van de Algemene Onderaannemersovereenkomst en de Verwerkersovereenkomst met de Installateur (§10). Installateurs mogen de gegevens uitsluitend gebruiken om uw opdracht uit te voeren.
5.2 Betaaldienstverlener. Stripe verwerkt betalingen en bijbehorende transactiegegevens.
5.3 Dienstverleners (verwerkers). Aanbieders van hosting, database, e-mail, CRM en analytics die op onze instructie handelen onder verwerkersovereenkomsten (art. 28 AVG).
5.4 Binnen de groep — Heat Geek Group (VK). Wij delen gegevens binnen de Heat Geek Group — in het bijzonder met Heat Geek Group Ltd (VK) en haar gelieerde ondernemingen — voor groeps-CRM, de back-end van het Platform/de inbedrijfstellingsapp, toegang tot het trainingsplatform, kwaliteitsborging en groepsrapportage. Dit brengt een doorgifte naar het VK met zich mee (zie §6). Afhankelijk van de activiteit treedt een groepsvennootschap in het VK op als onze verwerker (art. 28 AVG) of, voor eigen doeleinden, als zelfstandig/gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke (art. 26 AVG).
5.5 RVO (Rijksdienst voor Ondernemend Nederland). Waar ISDE-/subsidiegegevens aan de orde zijn, kunnen deze in het kader van het subsidieproces met RVO worden gedeeld. RVO is een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor haar eigen wettelijke taken.
5.6 Energieleverancier / channelpartners. Met uw toestemming, waar wij gekoppelde energie- of tariefproposities aanbieden.
5.7 Professionele adviseurs, autoriteiten en bij een bedrijfsovername — advocaten, accountants, verzekeraars; rechters/toezichthouders waar wettelijk vereist; en een mogelijke koper bij een herstructurering of verkoop binnen de groep (onder geheimhouding).
5.8 Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
6. Internationale doorgifte — het VK als derde land
6.1 Omdat een deel van onze groepsinfrastructuur bij de Heat Geek Group in het VK is ondergebracht, worden sommige gegevens naar het Verenigd Koninkrijk doorgegeven. Sinds Brexit is het VK onder de AVG een derde land, zodat een doorgiftemechanisme uit Hoofdstuk V AVG vereist is.
6.2 Wij baseren ons op: (a) het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het VK (art. 45 AVG), voor zover en zolang dit van kracht is; en/of (b) waar adequaatheid niet van toepassing is, de EU-modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) (art. 46 lid 2 sub c, set 2021 — Module 1 verantwoordelijke-naar-verantwoordelijke of Module 2 verantwoordelijke-naar-verwerker, naargelang van toepassing), met aanvullende maatregelen waar nodig.
6.3 Sommige dienstverleners (bijv. analytics- of betaal-subverwerkers) kunnen gegevens buiten de EER verwerken; waar dat gebeurt, gelden dezelfde waarborgen van art. 45/46 AVG.
7. Uw gegevens beveiligen
7.1 Wij passen passende technische en organisatorische maatregelen toe — waaronder versleuteling tijdens verzending (TLS), toegangscontroles, authenticatie en logging — en verlangen van onze verwerkers hetzelfde op grond van art. 28 AVG.
8. Cookies
8.1 Onze website gebruikt strikt noodzakelijke cookies (bijv. sessie-, CSRF- en betaaldienstverlenercookies) waarvoor geen toestemming vereist is, en — uitsluitend met uw voorafgaande toestemming — analytische/andere niet-essentiële cookies.
8.2 Op grond van de Telecommunicatiewet (ter uitvoering van de e-Privacyrichtlijn) vereisen niet-essentiële cookies (waaronder analytics die niet privacyvriendelijk zijn geconfigureerd) voorafgaande, geïnformeerde toestemming via onze cookiebanner. U kunt uw keuzes te allen tijde intrekken of wijzigen.
9. Uw rechten
9.1 Op grond van de AVG heeft u recht op: inzage in uw gegevens; rectificatie; wissing (het recht om vergeten te worden); beperking van de verwerking; overdraagbaarheid van gegevens; bezwaar (waaronder tegen direct marketing en tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang); om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg of vergelijkbaar aanmerkelijk effect; en om uw toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.
9.2 Om een recht uit te oefenen, neemt u contact op via ondersteuning@heatgeek.nl. Wij reageren binnen één maand (art. 12 lid 3 AVG) en kunnen u vragen om u proportioneel te identificeren.
9.3 Klachten. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) — autoriteitpersoonsgegevens.nl, tel. +31 (0)88 1805 250 — onverminderd andere rechtsmiddelen.
10. De Verwerkersovereenkomst met de Installateur
10.1 Waar een Installateur persoonsgegevens van Woningeigenaren namens ons via het Platform verwerkt, treedt deze op als onze verwerker. De verwerkingsbepalingen — doelbinding, beveiliging, subverwerkers, melding van datalekken, teruggave/verwijdering — zijn vastgelegd in de verwerkersbepalingen waarnaar wordt verwezen in artikel 15 van de Algemene Onderaannemersovereenkomst en de Verwerkersovereenkomst (DPA) met de Installateur, in overeenstemming met de AVG.
11. Beoordeling functionaris voor gegevensbescherming (FG)
11.1 Wij hebben beoordeeld of wij een functionaris voor gegevensbescherming (FG / Data Protection Officer) moeten aanstellen op grond van art. 37 AVG. Onze kernactiviteiten bestaan niet uit grootschalige stelselmatige monitoring van betrokkenen, noch uit grootschalige verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zodat wij thans geen FG hebben en een FG vooralsnog niet nodig achten. Wij blijven dit beoordelen, in het bijzonder naarmate de inbedrijfstellingsapp-telemetrie in omvang toeneemt.
12. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
12.1 Wij nemen geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen. U heeft het recht op menselijke tussenkomst, om uw standpunt kenbaar te maken en om het besluit aan te vechten. Neem hiervoor contact op via ondersteuning@heatgeek.nl.
13. Wijzigingen en contact
13.1 Wij kunnen deze verklaring wijzigen; de actuele versie en de datum "laatst bijgewerkt" staan op heatgeek.nl. Wezenlijke wijzigingen worden op passende wijze gemeld.
13.2 Contact: Heat Geek BV, Lange Viestraat 2B, 3511 BK Utrecht, ondersteuning@heatgeek.nl.
Laatst bijgewerkt: juli 2026.